MABORESHO KATIKA MAHAKAMA YA TANZANIA YAZINGATIA UTUNZAJI BORA WA KUMBUKUMBU

Na Mary Gwera, Mahakama

Ikiwa katika maboresho mbalimbali ya huduma zake, Mahakama ya Tanzania inaendelea kufanya jitihada kadha wa kadha katika kuhakikisha kuwa huduma zake zinaboreka zaidi.

Katika awamu hii tunaangazia maboresho katika suala la utunzaji bora wa Kumbukumbu ndani ya Mahakama. Katika Mhimili wa Mahakama suala la utunzaji wa kumbukumbu ni la muhimu kwani kwa asilimia kubwa Mahakama inafanya kazi kwa kutumia kumbukumbu ambazo huhifadhiwa kimaandishi, na hivyo kwa umuhimu huu Masjala ndio kitovu kikuu katika uendeshaji wa Mahakama kwakuwa baadhi ya  kumbukumbu huhifadhiwa huko.

Katika mahojiano maalum na Mkurugenzi wa Kumbukumbu, Mahakama ya Tanzania, Bw. Malimo Manyambula anaeleza kwa upana kuwa neno kumbukumbu linatokana na neno la Kilatin lijulikanalo kama ‘recordum’ ikiwa na maana ya ushuhuda wa shahidi (testimony of witness).

Mkurugenzi, analielezea zaidi neno kumbukumbu kuwa ni taarifa ya kimaandishi inayopokelewa au kuzaliwa na taasisi husika kwa lengo la kusaidia taasisi hiyo kutoa maamuzi yaliyo sahihi na kwa wakati mfupi iwezekanavyo.

Katika kuendeleza  utunzaji bora wa kumbukumbu, Mahakama ya Tanzania kwa kuzingatia umuhimu wa suala hili, imeanzisha Kurugenzi maalum ya kumbukumbu  ili kuwa na usimamizi na utunzaji bora wa kumbukumbu toka inapozaliwa/kufunguliwa hadi inapofungwa. Pia, kutoa ushauri, Mafunzo na kuweka mifumo kwa kutumia viwango vya ndani na vya kimataifa.

Hivi karibuni Mahakama ya Tanzania kupitia Kurugenzi hii iliendesha zoezi maalum la kuchambua, kuorodhesha na kuweka katika maboksi mafaili yaliyofungwa (closed case files) kwenye jumla ya Mahakama 12 zilizopo mkoani Dar es Salaam.

Kwa mujibu wa Bw. Manyambula, kwa Dar es Salaam, zoezi hilo lilifanyika katika Mahakama ya Rufani, Mahakama Kuu, Masjala Kuu, Mahakama Kuu Divisheni ya Biashara, Mahakama Kuu Divisheni ya Ardhi, Mahakama Kuu Divisheni ya Kazi.

Nyingine ni Mahakama ya Hakimu Mkazi Kisutu, Mahakama ya Hakimu Mkazi Kinondoni, Mahakama ya Hakimu Mkazi Jiji/Kivukoni na vilevile Mahakama za Wilaya Temeke, Ilala na Kinondoni.

Mkurugenzi huyo alisema kuwa Mahakama imekuwa ikizalisha kumbukumbu nyingi kutokana na utendaji kazi wake, hivyo mashauri yanapokuwa yameisha/yamefungwa kunakuwa na mlundikano wa mafaili yaliyomaliza muda wake.

“Mlundikano wa majalada una changamoto kadhaa, ikiwa ni pamoja na kutumia muda mrefu na nguvu kubwa katika kutafuta majalada, kujaza nafasi za ofisi ambavyo vyote kwa ujumla husababisha kuchelewa kwa matokeo chanya katika utendaji kazi,” alieleza Bw. Manyambula.

Kwa mujibu wa taarifa rasmi ya zoezi hilo lililoanza rasmi Januari 14 na kukamilika Februari 09, 2019, jumla ya majalada 225,150 yalichambuliwa na kufungwa katika maboksi 5,574.

Taarifa inaonesha idadi ya majalada yaliyochambuliwa na kufungwa huku kwa upande wa Mahakama ya Rufani jumla ya majalada 16,516 yalichambuliwa, Mahakama Kuu Kanda ya Dar es Salaam majalada 31,628 yalichambuliwa, Mahakama Kuu Masjala Kuu majalada 270 yalichambuliwa.

Kwa upande wa Mahakama Kuu, Divisheni ya Biashara jumla ya majalada 2,798 yalichambuliwa, Mahakama Kuu Divisheni ya Ardhi  majalada 6,135, Mahakama Kuu Divisheni ya Kazi majalada 13, 213 huku Mahakama ya Hakimu Mkazi Kisutu ikiwa na jumla ya majalada 38,606 yaliyochambuliwa.

Aidha; kwa upande wa Mahakama ya Hakimu Mkazi Kinondoni ambapo zoezi hili pia lilifanyika jumla ya majalada 35,520 yalichambuliwa, Mahakama ya Hakimu Mkazi Sokoine Drive jumla ya majalada 20,448 yalichambuliwa, Mahakama ya Wilaya Kinondoni  majalada 4,320, Mahakama ya Wilaya Ilala, majalada 28,838 na Mahakama ya Wilaya Temeke majalada 26,858.

Bw. Manyambula aliongeza kuwa majalada yaliyochambuliwa na kufungwa katika maboksi yalipelekwa katika kituo cha Taifa cha kuhifadhi kumbukumbu za Serikali (National Archives) kilichopo jijini Dodoma.

Akizungumzia kuhusu faida za zoezi hilo, Bw. Manyambula alisema kuwa linasaidia kutoa nafasi kwa majalada yanayotumika kuhifadhiwa vizuri, kupata majalada yanayohitajika kwa haraka na kwa wakati, kupunguza upoteaji wa majalada usio wa lazima na kuokoa nafasi katika ofisi iliyokuwa inachukuliwa na mlundikano wa mafaili.

Faida nyingine ni pamoja na kutambua kumbukumbu zitakazokuwa sehemu ya urithi andishi ‘written heritage’ na kujenga imani kwa wateja na Wadau wengine wa Mahakama.

Aidha; baada ya kukamilika kwa awamu ya kwanza ya kazi hiyo, Kurugenzi ya Kumbukumbu imejipanga kufanya zoezi hili katika Kanda nne (4) za Mahakama Kuu ambazo ni Dodoma, Mwanza, Arusha na Tanga.

“Matarajio tuliyonayo kwa mwaka ujao wa fedha ni kuendesha zoezi hili katika Kanda zote za Mahakama na mikoa. Idara itaendelea kutoa ushauri kwa Mahakama ili kuendelea kutunza vizuri kumbukumbu na kuweka mifumo ya uendeshaji na udhibiti,” alisema Bw. Manyambula.

Mbali na hayo, Idara pia imejipanga kuendelea kuwajengea uwezo watumishi wa masjala kwa kuwapa mafunzo ya muda mfupi na mrefu ili wawe na weledi wa kutosha katika kusimamia vyema suala la utunzaji wa kumbukumbu.

“Kuhusu mafunzo watumishi 20 wamehudhuria kongamano la Watunza Kumbukumbu lililofanyika mkoani Tanga mwezi Oktoba, 2018, aidha watumishi 13 wameshikizwa (attachment) kwenye Taasisi saba (7) ili kupata uzoefu wa utunzaji wa kumbukumbu na menejimenti ya masijala,” alieleza Mkurugenzi huyo.

Vilevile kuendesha vikao/semina kwa Watendaji na watumiaji wa kumbukumbu ili waelewe matakwa ya sheria, kanuni, taratibu na miongozo katika usimamizi wa kumbukumbu.

Mahakama ya Tanzania kupitia Mpango Mkakati wake wa miaka mitano (5) (2015/2016-2019/2020) imelenga kuboresha huduma zake katika nyanja mbalimbali lengo likiwa ni kutoa haki sawa kwa wote na kwa wakati kama isemavyo dira yake.

Utunzaji sahihi wa Kumbukumbu (Mahakama Kuu-Tabora): pichani ni muonekano wa Maboksi ambayo ndani yake yamepangwa majalada ya kesi zilizoisha, majalada hayo yamepangwa kulingana na mwaka, utunzaji sahihi wa majalada ya kesi na mengineyo hurahisisha upatikanaji wa kumbukumbu na hatimaye kurahisisha kazi ya utoaji haki nchini kufanyika kwa ufasaha kutokana na kwamba hutegemea ushahidi wa nyaraka ili kesi iweze kusonga mbele na hatimaye kukamilika kwa wakati.

Watumishi wa Mahakama Kuu Kanda ya Dar es Salaam wakiendelea na uchambuzi wa majalada, anayezungumza (mwenye shati la bluu bahari) ni Mkurugenzi wa Kumbukumbu, Mahakama ya Tanzania, Bw. Malimo Manyambula na aliyesimama ni Mkurugenzi Msaidizi-Kumbukumbu za Mahakama, Bi. Agnes Bulyota.